visible.cz - buďte vidět

Zjistěte, jak se zvyšuje návštěvnost stránek. Neplaťte pseudoexpertům.

Blog / Novinky »

Nastupuji do Google Praha

19. leden Od konce ledna se stávám zaměstnancem firmy Google (a to i přes to, že jsem se nedávno kasal, že ...


čtěte dál »

Google Analytics v češtině

13. prosinec Jen krátce: Google Analytics od včerejška běží i v češtině. Stačí ji pouze nastavit (klikněte na ...


čtěte dál »

Návštěva v Google Praha

10. listopad Včera jsem měl možnost navštívit kanceláře Google pro Českou republiku. Jak asi víte, Google má v...


čtěte dál »

Jak se nezbláznit z emailu

Každý den mi dochází několik desítek emailů (spam nepočítaje), takže mám určité zkušenosti s vytvářením různých systémů, taxonomií a strategií, jak se s nimi vypořádat. Teprve nedávno jsem zjistil, že nejlepší způsob, jak se z emailu úplně nezbláznit, je nesnažit se o vůbec žádný složitý systém. To ovšem neznamená, že není nutné dodržovat několik základních pravidel.

Těžkosti s emailem

Metoda zvaná Inbox Zero, kterou chci nastínit, nepochází z mé hlavy, ale vyvinul ji Merlin Mann z 43 Folders. Pokud umíte anglicky a máte hodinu času, velmi doporučuji shlédnout Merlinovo video, kde vysvětluje Inbox Zero zaměstnancům Googlu.

Nejdřív se pokusím nastínit situaci, ve které jsem byl zhruba před měsícem:

  • Ve svém emailovém programu jsem měl vytvořeny desítky složek se složitou taxonomií. Přesto mi často došel email, který nemohl být zařazen do žádné z nich.
  • Složka Doručená pošta obsahovala stovky emailů, které tam byly takzvaně "k vyřízení" nebo které jsem zapomněl (nebo nemohl) zařadit do některé z výše zmíněných složek.
  • Můj emailový program pracoval zčásti jako můj kalendář a TODO list. Velmi často se mi ale stávalo, že se některá důležitá událost k vyřízení, která došla mailem, "ztratila" v hromadě nedůležitých zpráv.
  • Emailový program běžel celý den, "na pozadí", tzn. že emaily docházely průběžně a přerušovaly práci. Pokud jsem dlouho nebyl u počítače, použil jsem k výběru emailu mobil. Jinými slovy, email byl permanentně na mé mysli. Kontroloval jsem došlé zprávy i když zrovna nebyl čas je jakkoliv řešit.

Nacházíte se v podobné situaci? A nepřipadá vám, že email tak trochu ovládá váš život? Inbox Zero spočívá na čtyřech pravidlech:

  1. Naučte se vypínat svého emailového klienta (= emailový program). Většinou stačí jej párkrát denně zapnout, vyřídit poštu, a zase jej vypnout. Na určitých pozicích (třeba té mojí) je třeba kontrolovat email tak jednou za dvě hodiny hodinu. Častěji než každou hodinu to ale není potřeba nikde (snad kromě technické podpory).

    Věřte, že pracovat bez neustálého přísunu emailů je mnohem efektivnější. Lépe se soustředíte na to, co právě děláte.

  2. Nekontrolujte novou poštu, vyřizujte ji. Jakmile si přečtete novou zprávu, máte pět možností:

    1. Odpovězte. Ptá se vás někdo na něco, co víte? Odpovězte mu. Teď hned.
    2. Přepošlete. Týká se zpráva někoho jiného? Znáte někoho, kdo se k vyřízení tohoto emailu hodí více než vy? Přepošlete ji.
    3. Udělejte. Chce po vás někdo něco, co můžete udělat teď hned? Udělejte to.
    4. Smažte. Došla vám zpráva, která se vás netýká nebo která nevyžaduje vaši akci? Pokud neobsahuje opravdu důležitou informaci, kterou budete později potřebovat (např. číslo objednávky), smažte ji. Naučte se mazat emaily, je to jednodušší než si myslíte.
    5. Odložte. V krajním případě přijde zpráva, se kterou v danou chvíli nemůžete nic udělat. Napište si do diáře (nejlépe obyčejného papírového, osobně nedám dopustit na svůj Moleskine) co je třeba vyřídit a do kdy. Nenechávejte si email ve složce Doručená pošta ani nic podobného.
  3. Snažte se mít složku Doručená pošta (Inbox) vždy prázdnou. Jakmile vyřídíte došlý email, buďto jej smažte nebo přesuňte do složky archív. Více složek nepotřebujete - nezapomínejte, že všechny moderní mailové programy nabízí bohaté možnosti hledání ve zprávách. Přemýšlení nad taxonomií složek je úplně zbytečné a jenom vás bude odvádět od práce.

  4. Používejte filtry (neboli "pravidla") na emailový "šum". Mnoho z nás je přihlášeno k různým mailing listům, které docházejí každý den, ale není nutné je nijak vyřizovat. Zde můžete udělat vyjímku a založit vedle složky archív další složku, kam budete tento šum směrovat. Newslettery se vám tak nebudou motat do cesty ve složce Doručená pošta.

Toť vše. Chcete-li s Inbox Zero začít teď hned a máte svoji složku Doručená pošta zahlcenou stovkami starých zpráv, Merlin Mann doporučuje založit složku Demilitarizovaná zóna a tam obsah Doručené pošty přehrát. Prohrabat se všemi resty z minulosti bude nějakou dobu trvat. Nechte si to na později, až budete mít čas i trpělivost.

A na závěr: moje zkušenost s touto metodou. Zero Inbox praktikuji přes měsíc. Díky ní mě neustále neotravují pop-out upozornění na nové emaily a já se tak mnohem lépe soustředím na práci. Naučil jsem se mazat zprávy. Méně zapomínám na důležité schůzky. Můj diář je teď jediné místo, do kterého se musím podívat, když chci vědět, co je třeba udělat. V práci jsem efektivnější a v osobním životě méně myslím na emaily (a tím i na práci). Jinými slovy: vřele doporučuji.

Máte-li další otázky, prostudujte web Merlina Manna nebo se neváhejte zeptat přímo mě. Děkuji za pozornost... :)

Přidat stránku do: linkuj.cz | jagg.cz | del.icio.us

Zápis v blogu visible.cz z 17. srpna 2007. Autorem je Filip Hráček. Pro pravidelný příjem novinek o SEM, SEO a internetovém marketingu se přihlaste k našemu RSS Blog RSS Feedu.

Komentáře

Jirka Wetter, 24. října 2007:

Příliš se mi nezdá bod 3 - používat pouze dvě složky. Když porovnám, jak jsem míval všechny pracovní mejly v jedné složce se současným stavem, kdy je mám rozdělené dle projektů a případně dalších podúkolů, tak už by se zpět rozhodně nevracel.

acheta, 28. října 2007:

Taky bych se nerad vzdal třídění složek na jednotlivé projekty. Vzdal bych se jich pouze v případě, kdyby všichni uživatelé uměli vyplňovat předmět zprávy, případně v každé zprávě psali nějaká klíčová slova. Sebelepší vyhledávání v poště mi nenajde bezpředmětnou zprávu k projektu, která obsahuje text např.: "mrkni na přílohu".
Ke svým složkám mám jednu složku na obecný nezařaditelný, avšak časem možná užitečný balast.

Miloš, 7. prosince 2007:

Tak jsem porovnal Tvoje doporučení s tím, jak to dělám já. Mám MS Outlook a prošel jsem si éru zakládání mnoha složek pro e-maily, ale nefungovalo to. Prostá lenost vedla k tomu, že jsem e-mailového klienta neuměl nakonfigurovat tak, aby automaticky stahoval. Takže jsem si jednou denně poštu stáhnul a ejhle - bylo mi mnohem lépe. Časem jsem z lenosti opustil systém složek na došlou poštu a zase mě bylo o něco lépe. Nyní to dělám tak, že co se dá udělat ihned, udělám ihned a email okamžitě smažu. Co není důležité, také ihned mažu. Co nestíhám, nechám v Inboxu a občas tam je několik desítek. Čas od času to vyčistím. Ale vždy tam tak deset nevyřízených mám. Asi nejlepší bude tam nic nemít, ale na to zatím nemám.
Takže s návodem naprostý souhlas.

Nezaspamovaný, 24. ledna 2008:

Dobrý den,

Pracuji s Outlook Expressem a jsem asi trochu línější, nebo spíš mám radši jednoduchost.

Filtr mám udělaný tak, že co projde do "Doručené pošty" to vyřídím. Co z toho si pak chci nechat ručně přetahám do ostatních lokálních složek, tak aby složka "Doručená pošta" byla vždy prázdná.

Ještě podotknu, že pošta se mi nestahuje a neodesílá automaticky ale až řeknu.

Pokud chcete tady je mé nastavení filtrů, které si upravte podle svého.

===========================
AntiSpam Rules
===========================

1. Zprávy od ISP
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde řádek Od obsahuje isp@domena
a Kde velikost zprávy je více než xx kB
Odstranit ze serveru

2. Zprávy OČEKÁVANÉ
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde řádek Od obsahuje pritel1@domena pritelkyne18
Zastavit zpracování dalších pravidel

3. Zprávy PODEPSANÉ
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde zpráva je podepsána
Zastavit zpracování dalších pravidel

4. Zprávy ZAŠIFROVANÉ
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde zpráva je zašifrováno
Zastavit zpracování dalších pravidel

5. Maximální velikost
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde velikost zprávy je více než yy kB
Odstranit ze serveru

6. Spam - ID podle odesílatele
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde řádek Od obsahuje libovolnou z osob uvedených /níže v tabulce/
Odstranit ze serveru

7. Spam - ID podle předmětu
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde řádek Předmět obsahuje libovolné ze slov uvedených /níže v tabulce/
Odstranit ze serveru

8. Zpráva s přílohou
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde zpráva má přílohu
Zastavit zpracování dalších pravidel

9. Zpráva bez přílohy
Použít toto pravidlo po příchodu zprávy
Kde velikost zprávy je více než zz kB
Odstranit ze serveru

===========================
S p a m I D
---------------------------
Odesílatel Předmět
===========================
anybody -
anyone -
- -
- benefit
- casino
- charge
- credit
- disaster
- expens
- experience
- fee
- free
friend -
- gratis
- join
- money
nobody -
- pay
porn porn
- promo
public public
- sale
sex sex
spam spam
teen teen
- zdarma
- zadarmo
===========================

Poznámky:

1. Pravidlo "Zprávy od ISP", nebo poskytovatele "Mailu" aplikujte jen pokud vám chodí "např. reklama" z konkrétní mailové adresy (např. reklama@atlas.cz). Pokud zadáte pouze doménu (např. ATLAS.CZ) nepříjde vám žádná pošta od nikoho kdo má účet na ATLAS (např. pepik@atlas.cz)

2. Tato pravidla fungují tak, že co vám projde do "doručené pošty" prošlo. VŠE OSTATNÍ BYLO SMAZÁNO PŘÍMO NA SERVERU A NELZE TO ZÍSKAT ZPĚT.

3. Tato pravidla jsou optimalisovaná pro POP3 účty.

pvav, 19. února 2008:

Ja tiež používam len dve zložky: Doručená pošta a Archív. Pred presunom do Archívu priradím každej správe kategóru/kategórie podľa projektov (niečo ako Tagy resp. Kontexty) a nad Archívom mám vyhľadávacie pričinky (podľa kategórií-projektov, osôb, ...)

Otázky a odpovědi »

Jak nejlépe začít inzerovat na internetu?

Záleží na tom, kolik máte k dispozici financí a jestli potřebujete zvýšit návštěvnost svého webu rychle a dočasně nebo pomalu a trvale. Neexistuje ...

čtěte dál »

Proč vznikly tyto stránky?

Autor webu pracuje jako Internet Marketing Manager jedné středně velké české firmy. Ze své pozice se setkává s reklamními agenturami a konzultanty ...

čtěte dál »

Jaká cena za proklik se ještě vyplatí?

Pokud si odmyslíme všechny "nevyčíslitelné" faktory (viz níže), je postup velmi jednoduchý. Následující vzorec je myšlen pro internetový obchod, al...

čtěte dál »